Digitalisierung richtig angehen – von der Insellösung zur Strategie

In den letzten Jahren, besonders während und nach Corona, habe ich viele Unternehmen auf ihrem Weg in die plötzlich notwendige Digitalisierung begleitet. Unter hohem Druck wurden Tools eingeführt, oft getrieben von der Pandemie, Homeoffice-Anforderungen oder später schlicht vom Druck der Hersteller. Office 365 wurde eingeführt, erste interne Prozesse automatisiert und analoge Workflows mit PDFs digitalisiert. Auf den ersten Blick klingt das nach Fortschritt. In der Praxis aber sehe ich häufig, dass die erhoffte Wirkung in Form von Effizienzsteigerungen ausbleibt.

Wo Digitalisierung ins Stocken gerät

Die Gründe dafür sind in meinen Projekten erstaunlich ähnlich. Unternehmen investieren hohe Summen in Software, ohne dass der Nutzen sichtbar wird. Es entstehen entweder Insellösungen, die nicht miteinander sprechen, oder große integrierte Systeme, die die Betriebskosten explodieren lassen. Eines ist in beiden Varianten gleich: Am Ende bleibt die Rentabilität unklar.

Ich erinnere mich an einen Geschäftsführer, der zu mir sagte: „Wir zahlen jedes Jahr immense Lizenzgebühren, und trotzdem sind wir nicht schneller als vorher. Ganz im Gegenteil. Ist das System nicht in der Lage, die notwendigen Prozessvarianten zu unterstützen, drucken die Mitarbeiter doch alles wieder aus oder erstellen zusätzliche Excel-Listen.“

Was wirklich entscheidend ist

Meine Erfahrung zeigt: Digitalisierung scheitert selten an der Technik. Sie scheitert fast immer an fehlender Klarheit – an Zielen, Prioritäten und einem übergeordneten roten Faden.

Der Unterschied zwischen einer Tool-Einführung und echter Business-Transformation ist enorm. Tools einzuführen bedeutet, bestehende Abläufe digital nachzubilden. Transformation heißt dagegen, Abläufe und Architekturen neu zu denken und echten Mehrwert zu schaffen.

In einem aktuellen Projekt wurden Formulare, die früher auf Papier liefen, als PDF digitalisiert. Das Ergebnis: weniger Papier, aber der Prozess blieb genauso umständlich. Erst als wir die Abläufe konsequent durchdacht, Aufgaben hinterfragt und neu gestaltet haben, entstand echter Nutzen und ein sichtbarer Mehrwert.

Drei Schritte, die sich in der Praxis bewährt haben

1. Analyse der Ausgangslage: Am Anfang steht immer ein ehrlicher Blick auf die Realität. Welche Systeme sind im Einsatz? Welche Prozesse laufen gut, wo hakt es? Ich erlebe regelmäßig, dass Unternehmen drei bis fünf parallele Systeme für dieselbe Aufgabe nutzen. Dazu Excel-Sammlungen, die neben einem teuren ERP-System gepflegt werden und deren Ergebnisse nicht zurück ins Gesamtsystem fließen.

2. Klare Zieldefinition: Ohne messbare Ziele wird Digitalisierung zum Blindflug. „Effizienter werden“ klingt gut, reicht aber nicht aus, um die Zielerreichung nachzuweisen. Deshalb lege ich mit meinen Kunden konkrete Kennzahlen fest – zum Beispiel, wie viel Zeit eingespart, welche Kosten gesenkt oder wie die Kundenzufriedenheit gesteigert werden soll.

3. Projektportfolio entwickeln: Der häufigste Fehler, der mir begegnet, ist, dass alles gleichzeitig gestartet wird oder dass mit einem Element begonnen wird, ohne den Gesamtzusammenhang zu betrachten. In der Folge überlastet sich die Organisation und Projekte geraten ins Stocken. Erfolgreich sind die Unternehmen, die Schritt für Schritt vorgehen und klare Prioritäten setzen. Immer wieder sehe ich auch, dass analoge Workflows mit PDFs digitalisiert werden und man glaubt, damit sei die Digitalisierung abgeschlossen. Doch echter Fortschritt entsteht erst, wenn Prozesse durchgängig neu gedacht werden.

Mein Fazit

Wenn Digitalisierung auf Einzellösungen und Schnellschüsse reduziert wird, bleibt sie unbefriedigend. Erst wenn ein klarer Fahrplan entsteht, mit einer durchdachten Strategie und einem sinnvollen Projektportfolio, wird sie rentabel und wirkungsvoll.

Mein Angebot an Sie

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Und für die ersten fünf Interessenten gehe ich noch einen Schritt weiter: Sie erhalten zusätzlich einen kostenfreien Workshop. Gemeinsam entwickeln wir konkrete Handlungsoptionen. Sie bekommen ein klares Bild Ihrer Ausgangslage, eine Priorisierung der Handlungsfelder und erste konkrete Projekte, die echten Wert schaffen.

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