Wasserfall oder Agil? Wie Sie das passende Vorgehensmodell für Ihr Digitalisierungsprojekt finden

Wenn Projektmethoden zur Glaubensfrage werden

"Machen wir’s klassisch – oder agil?" Diese Frage stellt sich fast jedes Team, das ein Digitalisierungsprojekt plant. Die einen schwören auf strukturierte Abläufe und verlässliche Zeitpläne, die anderen wollen agil bleiben und „einfach mal loslegen“. Oft wird die Diskussion hitzig – nicht selten blockiert sie sogar den Projektstart.

Doch wer genauer hinschaut, merkt: Die Frage ist nicht entweder oder, sondern wie und wann. Denn die Wahl des passenden Vorgehensmodells ist keine Glaubensfrage – sondern eine strategische Entscheidung, die den Grundstein für den Erfolg legt. Dafür braucht es Klarheit über Ziele, Rahmenbedingungen und nicht zuletzt: die Menschen im Projekt.

Glaubensfrage oder das Beste aus beiden Welten?

Das Wasserfallmodell – wenn Planung der Schlüssel zum Erfolg ist

Das Wasserfallmodell ist der Klassiker unter den Projektmethoden. Es folgt einer festen Reihenfolge: Anforderungsanalyse → Konzeption → Umsetzung → Test → Rollout. Jede Phase baut auf der vorherigen auf. Änderungen im Nachhinein? Nur mit erheblichem Aufwand möglich.

Die Umsetzung klassischer Projekte – insbesondere außerhalb der IT – ist mittlerweile stark standardisiert. International ist das Vorgehensmodell des Project Management Institute (PMI) weit verbreitet, in Deutschland setzen viele Unternehmen auf die Frameworks der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement). Diese Methoden bieten umfassende Werkzeuge zur Planung, Steuerung und Dokumentation – allerdings mitunter auch eine gewisse Komplexität.

Für IT-nahe Projekte gibt es wiederum spezialisierte Standards: Microsoft etwa hat mit dem Sure Step-Modell ein eigenes Vorgehensmodell für ERP-Einführungen entwickelt. Es orientiert sich an den PMI-Phasen und berücksichtigt typische Anforderungen aus der Unternehmenspraxis – inklusive Templates, Rollen und Qualitätssicherung.

Der Knackpunkt im Wasserfall-Modell:

Die größte Herausforderung liegt häufig in der Anforderungsanalyse – also der ersten Phase. In sogenannten Workshops oder Scoping-Prozessen werden die Anforderungen aufgenommen, detailliert beschrieben und rechtsverbindlich dokumentiert. Diese „Requirements“ sind die Basis für das gesamte Projekt: sie bestimmen die zugesicherte Lösung, den Zeitplan und das Angebot. In der Praxis wird dieser Prozess oft in „Lasten- und Pflichtenheft“ unterteilt – wobei das Lastenheft die Kundensicht und das Pflichtenheft die Anbieterlösung beschreibt.

Methodenkompetenz ist kein Nice-to-have – sondern Voraussetzung für ehrliche Beratung und die richtige Projektstrategie.“

Gerade dieser Analyseprozess ist in der Praxis jedoch besonders fehleranfällig: Anforderungen werden übersehen, unklar formuliert oder missverstanden. Deshalb hat sich rund um diesen kritischen Punkt in den letzten Jahren eine eigene Disziplin etabliert – das Software Requirements Engineering. Ziel ist es, Anforderungen präzise zu erfassen, zu strukturieren und abzusichern – bevor ein Projekt auf ein falsches Gleis gerät.

Beispiel für ein typisches Wasserfall-Vorgehen: Ein kirchlicher Träger plant die Einführung einer neuen Verwaltungssoftware. Die Anforderungen sind klar: Alle Standorte sollen dieselben Prozesse abbilden, Datenschutz hat höchste Priorität, die IT-Infrastruktur ist komplex. Hier hilft ein strukturierter Ansatz: Das Projektteam kann in Ruhe planen, alle Stakeholder einbinden und Risiken frühzeitig identifizieren – idealerweise begleitet durch professionelles Requirements Engineering. Das gibt Sicherheit – sowohl dem Vorstand als auch den IT-Verantwortlichen.

Vorteile Wasserfall:

• Klare Zeit- und Budgetplanung

• Gute Steuerbarkeit bei stabilen Anforderungen

• Bewährte Standards und Frameworks vorhanden

• Rechtssicherheit durch dokumentierte Anforderungen

Agile Methoden – wenn Flexibilität den Unterschied macht

Scrum, Kanban & Co. setzen auf Iterationen, direkte Kommunikation und Kundennähe. Anforderungen dürfen sich verändern – ja, sie sollen sich sogar entwickeln. Agil bedeutet: kleine Schritte, schnelles Feedback, kontinuierliche Verbesserung.

Auch hierzu ein Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen möchte eine App für freiwillige Helfer:innen entwickeln. Es ist unklar, was genau gebraucht wird – das zeigt sich erst im Kontakt mit der Zielgruppe. Also wird agil gearbeitet: Alle zwei Wochen gibt es ein neues Testrelease, Nutzer:innen geben Feedback, das Entwicklungsteam reagiert schnell. Das Ergebnis: eine App, die funktioniert – weil sie nah an der Lebensrealität der Nutzer:innen entwickelt wurde.

Vorteile einer agilen Vorgehensweise:

• Hohe Flexibilität bei unklaren Anforderungen

• Nutzerzentrierung durch kontinuierliches Feedback

• Förderung von Eigenverantwortung im Team

Die große Frage: Welches Modell passt zu uns?

Die Entscheidung für ein Vorgehensmodell hängt nicht nur vom Projektinhalt ab – sondern auch vom kulturellen Reifegrad der Organisation, den vorhandenen Ressourcen und der Veränderungsbereitschaft aller Beteiligten.

Wichtige Kriterien sind:

• Anforderungsstabilität

• Stakeholder-Struktur

• IT- und Prozesslandschaft

• Teamkultur und Erfahrung

• Zeithorizont und Risiken

Und was ist mit dem externen Umsetzungspartner?

Ein Aspekt, der in der Praxis oft zu kurz kommt: Digitalisierungsprojekte werden meist mit einem externen Solution Provider umgesetzt. Doch eine zentrale Frage wird häufig nicht gestellt:

Beherrscht der Anbieter tatsächlich beide Projektvorgehensmodelle – also klassisch und agil – methodisch fundiert?

Wer selbst nur mit dem Wasserfallmodell arbeitet, wird auch nur dieses vorschlagen – selbst wenn das Projektumfeld nach einem agilen Vorgehen verlangt. Die Beherrschung beider Modelle ist keine Formalie, sondern ein echter Qualitätsindikator. Und das betrifft auch das Verständnis von Standards wie PMI, GPM oder Microsoft Sure Step: Wer mit diesen Frameworks wirbt, sollte sie auch tatsächlich anwenden können – inklusive professioneller Anforderungenserhebung nach den Prinzipien des Requirements Engineering.

Hybride Modelle – das Beste aus beiden Welten?

In vielen Organisationen funktioniert die eine Methode nicht ohne die andere. Deshalb haben sich in der Praxis hybride Modelle etabliert. Dabei wird zum Beispiel der Projektrahmen im Wasserfall geplant – also Budget, grobe Zeitstruktur und Stakeholder – während die Umsetzung agil erfolgt, etwa durch Scrum-Sprints oder Kanban-Boards.

Die Wahl des Vorgehensmodells ist keine Glaubensfrage – sondern eine strategische Entscheidung, die den Grundstein für den Projekterfolg legt.

Auch hierzu ein Beispiel: Ein Wohlfahrtsverband möchte eine neue Plattform zur Ehrenamtskoordination einführen. Die Anforderungen sind teilweise klar (z. B. DSGVO-Konformität), teilweise müssen sie erst entstehen (z. B. User Journey). Das Projekt wird in zwei Teile aufgeteilt: Das Pflichtenheft wird klassisch erstellt, die Umsetzung erfolgt agil. Die Projektleitung bleibt eng angebunden und priorisiert Inhalte laufend neu.

Unser Lösungsansatz: Erfahrung trifft Haltung

Bei Communication Team begleiten wir seit über 30 Jahren Digitalisierungsprojekte – in Ministerien, NGOs, kirchlichen Trägern, der Industrie und Mittelständischen Unternehmen. Wir wissen: Es gibt keine Patentlösung. Aber es gibt einen systematischen Weg zur richtigen Entscheidung.

Was wir mitbringen:

• Strategisches Matching von Ziel, Umfeld und Modell

• Begleitung auf Augenhöhe – methodisch und menschlich

• Methodenvielfalt: von Scrum bis Projektstrukturplan

• Echte, praxistaugliche Beratung statt PowerPoint-Schlachten und Buzzword-Shows

  
  

Ein Anbieter, der keine agile Methodik beherrscht, wird Ihnen auch kein agiles Projekt anbieten – selbst wenn es das einzig passende wäre.

Neugierig geworden? Lassen Sie uns reden!

Sie stehen vor einem Digitalisierungsprojekt und wollen mehr Klarheit, wie Sie es strukturiert und gleichzeitig beweglich aufsetzten können? Dann sprechen Sie doch einfach mit uns.

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